Miracolo Italiano.

Da quando ho assunto un nuovo ruolo in azienda vivo quotidianamente un grosso problema: ricevo quotidianamente circa 40-60 e-mail al giorno: cioè dalle 270 alle 330 settimanalmente comprese quelle del sabato e domenica.
Questa è una massa di dati che deve essere gestita ed, in qualche maniera, deve essere anche catalogata.

Questo è un altro problema.
Le mail possono essere catalogate per argomento (diciamo progetto) oppure per mittente.
Capita però che talvolta un mittente si occupa di più progetti (funzionalità trasversali).
Inoltre il progetto coinvolge, ovviamente, più persone.
Il risultato è un elenco di sottocartelle in Outlook lungo, con la frequente possibilità che una mail non sai se metterla nella cartella della persona o del progetto. A meno di sdoppiarla, aumentando il numero di mail complessivo.

Una bella soluzione è atomizzare le cartelle dei progetti, facendole riferire a sottofunzionalità e problematiche. Con questa suddivisione la catalogazione è molto efficente. Il problema è che le cartelle in outlook sarebbero molte decine.

Alla fine ti organizzi con un sacco di 'regole' verso numerose cartelle, ed anche in modo da avere la mail del tuo responsabile ben in evidenza, quelle per conoscenza buttate in una cartella nella quale non accederai mai.
Nel caso in cui hai bisogno di qualcosa in particolare ....te la fai rimandare.

Non credo che sia il massimo dell'efficenza.....anzi!

Ho notato che non è un problema solo mio, ho visto nei guai molti dei miei colleghi. Inoltre so che non è un problema solo della mia azienda, ma è capillarmente diffuso.

Ho provato a chiedere se l'azienda prevede un sistema efficiente e calibrato di catalogazione basato sulle nostre esigenze. Ovviamente non esiste.
Il risultato è che ogniuno di noi vive il marasma in maniera autonoma...o per meglio dire ...solitaria.

In questo post non ho parlato di quelle mail che necessariamente sono costretto ad inviare io.... sono solo poche decine.

Se consideriamo un flusso di 300 mail alla settimana per 52, meno le 3 di ferie, in un anno riceverò 14.700.
Se in questa situazione fossimo in soli 500 dipendenti , delle 3800 di direzione tecnica (e sappiamo bene che così non è), arriveremo in totale a 7.350.000  mail.............e qui mi fermo.

Ci si potrebbe domandare.
Per quanto può essere gestibile una situazione del genere.
Cosa serve una così colossale mole di dati se poi non la puoi trattare (leggere e rispondere).
Come fanno ad uscire le macchine dalla produzione.

Questo è un miracolo!